成人式後の同窓会 幹事になったら一体なにするの?

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成人式の後に行われる同窓会は、
久し振りに地元の仲間と集まる、
楽しみなイベントです。

でも、もし幹事に選ばれたら、
そう悠長にはできませんよね。

不手際がないように、
早め早めの準備が必要なのが、
同窓会の幹事です。

今回はそんな幹事に伝えたい、
同窓会開催の手順について、
お話ししましょう。

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成人式後の同窓会のためにする幹事の事前準備!

成人式後の同窓会の幹事になったら、
次の順で事前準備を進めます。

1.幹事メンバーを決める
幹事となったらすぐに、
男女4~6人の
幹事メンバーを決めて下さい。

2.幹事会を行う
幹事メンバーで集まり、
開催までのスケジュール
役割分担を決めます。

3.会場を予約する
会場を下見してから、予約をしましょう。
同窓会は人数を確定することが難しく、
当日のドタキャンもあり得ます。

これらを想定した上で、会場側と
事前に交渉することも必要ですね。
 
4.会費を決める
会場費用だけではなく、
案内状の印刷や送付、
当日の備品や予備費も含めたうえで、
会費を決定します。

基本的に会費は6,000円〜10,000円です。

また準備金は、
幹事メンバーで用意することになるので、
トラブルを防ぐためにも、
会計係はこの段階でしっかりと決めましょう。

5.案内状の送付
住所がわかる限りは案内状で、
どうしても分からなければ、
メール等で同窓会の連絡をしましょう。

ただし、在学中にお世話になった恩師には、
案内状だけでなく、
電話などで直接連絡することが大事です。

6.出欠の取りまとめと会場への人数報告
案内状などから出欠を取りまとめ、
ドタキャンや飛び入り参加などを考慮し、
会場へ参加人数を報告します。

ちなみに「あの人が行くなら参加したい」
などの、途中経過を知りたい人もいるので、
その対応も必要です。

本当に幹事は大変ですね。

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成人式後の同窓会 当日に幹事がすることは?

当日だって幹事メンバーは大忙しです。
会場へは1時間前には集合して、
以下の仕事をしていきます。

・会費のお釣りや備品の準備
・受付兼二次会への案内や誘導係
・来賓である恩師への対応や司会
・同窓会の様子の撮影
・会場の清算

当日の仕事で一番なのが、
会場の清算ですよね。

二次会への準備もあるので、
同窓会が終わる前に済ませておきましょう。

また、後日、会計報告の際に利用するので、
必ず受領書をもらってください。

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成人式後の同窓会のあとにも仕事がある幹事

成人式後の同窓会、
開催後も幹事には仕事が待っています。

まず、出席して頂いた恩師へ、
1週間以内にはお礼状を送りましょう。

当日の写真などを同封すると、
思った以上に喜ばれます。

また同窓会当日の動画や写真を、
同窓生限定として、
インターネット上で共有できるようにしたり、

フォトブックやDVDにして
配布することもおすすめです。

ここは幹事のセンスの見せどころですね。
頑張って下さい。

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まとめ

ざっくりと、
成人式後の同窓会での
幹事の仕事をお話ししましたが、
いかがでしたか?

することが想像以上に多くて、
大変な役目ですよね。

でも大変であればあるほど、
成功した時の喜びと達成感は得難いものです。

もし幹事の依頼があった場合は、
失敗や苦労を怖がらずに、
この記事を参考にして、
チャレンジしてみて下さいね。

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